10 errores de facturación que cometen los nuevos propietarios de PYMEs

Cada propietario de una pequeña empresa sabe cuán importante es una factura oportuna y pagada para su balance final.

Uno de los mayores problemas que obstaculiza el éxito de las pequeñas empresas es el flujo de efectivo. El flujo de efectivo se puede detener cuando sus clientes no pagan sus facturas a tiempo. Y aunque no siempre se puede garantizar que un cliente pagará con anticipación, puede evitar cualquier error de facturación que definitivamente cause un retraso en el pago.

La facturación perfecta, especialmente para las nuevas empresas, puede ser la diferencia entre las operaciones comerciales fluidas y el hecho de tener que recurrir a préstamos caros, a un máximo de tarjetas de crédito y otras opciones de financiación subóptimas que hacen que sea más fácil caer en una deuda en aumento.

Si eres el nuevo propietario de una pequeña empresa, es posible que no reconozcas lo importante que es la factura en sí misma para recibir el pago. Aquí hay 10 errores de facturación que cometen los dueños de pequeñas empresas y cómo evitarlos.

1. En espera de enviar una factura

No es necesario decir que olvidarse de enviar su factura es un error obvio. Si no envía su factura, es probable que nunca reciba el pago.

Pero un error común que cometen los dueños de negocios que puede llevar a olvidar el envío de una factura es el juego de espera. Quizás piense que es mejor esperar hasta el final del mes o enviar todas sus facturas juntas el viernes por la tarde. Pero la realidad es que esta táctica puede causar retrasos interminables a la hora de recibir el pago.

En términos generales, cuanto antes envíe su factura, antes le pagarán, y será menos probable que olvide enviarla por completo. Para clientes nuevos o únicos, establezca su política de enviar una factura inmediatamente después de la finalización del trabajo.

2. Descuidar un contrato preliminar

Los nuevos negocios pequeños, y los propietarios únicos, en particular, a menudo se apresuran a cerrar un trato con un nuevo cliente, tanto que están dispuestos a avanzar en un proyecto antes de firmar un contrato.

Pero un acuerdo de intercambio no se realizará: un contrato le permite establecer los parámetros de su proyecto, lo que garantiza que se le pagará independientemente de si su cliente tiene un cambio de opinión. También puede usar esta oportunidad para establecer condiciones de pago y especificar una tasa.

Pedirle a un cliente que firme un contrato no debería ser incómodo y ni afectar la negociación. Es probable que cualquier cliente que se niegue a hacerlo no sea alguien con el que quiera hacer negocios a largo plazo

3. No automatizar sus facturas

En términos generales, si puede automatizar una tarea, debería hacerlo. La facturación no es una excepción.

La automatización de una factura con software de contabilidad de calidad elimina el elemento humano de la ecuación y hace que sea mucho más probable que su factura se envíe de manera oportuna y constante, lo que aumenta la probabilidad de su pronto pago.

Puede estar familiarizado con este modelo si utiliza servicios de suscripción como Netflix o Spotify. Estas compañías saben que es más fácil para el cliente (y para ellos) si pueden facturarlos automáticamente cada mes, en lugar de solicitar la información de su tarjeta de crédito cada vez que desean acceder a sus servicios.

Con los clientes que utilizan sus servicios de forma recurrente, solicite su permiso para configurar un sistema de facturación automatizado en el que se les facture regularmente por sus servicios. Saber que su dinero llegará a su cuenta bancaria a la misma hora cada mes será un alivio.

4. Omitir detalles importantes

Una factura no es solo un documento donde usted solicita dinero. Para evitar confusiones, malentendidos y errores, en nombre de su cliente o de cualquier otra persona involucrada en este proceso, debe incluir cierta información en cada factura.

Como referencia, asegúrese de incluir lo siguiente:

• El nombre y número legal de su empresa 
• La dirección de su oficina
• El nombre y la dirección del cliente
• Numero de factura
• Fecha de emisión de la factura
• Pago adeudado
• Fecha de vencimiento del pago
• Términos de pago
• Lista detallada de los productos o servicios que proporcionó
• Números de impuestos aplicables.

5. No imagen de marca en sus facturas

Una vez más, una factura no es simplemente un documento que solicita dinero. Puede enumerar toda la información necesaria en un simple documento de Word, línea por línea, pero ¿eso alentaría a los clientes a que lo tomen en serio y paguen puntualmente?

Use su factura como una forma de promocionar su negocio: incluya el logotipo de su empresa, los colores, las fuentes y otros elementos estilísticos que crea que diferenciarán a su negocio de los demás. Diseñe y presente su factura de una manera clara y profesional que exuda confianza. En total, haga su factura memorable e imposible de ignorar.

El envío de una factura única y de marca lo mantendrá en primer plano, sino que le ayudará a crear la marca de su empresa que realmente puede ayudar con las relaciones públicas, el reclutamiento y otras tareas aparentemente no relacionadas.

6. No rastrean facturas digitalmente

Si todavía está utilizando un sistema basado en papel para enviar facturas, deténgase. Hay un montón de excelentes herramientas digitales que puede utilizar para enviar facturas.

El envío digital de sus facturas no solo le ahorra dinero en gastos de envío y de oficina, sino que hace que su estado sea infinitamente más fácil de rastrear. ¿Enviaste tu factura este mes? ¿Lo recibió el cliente? Si es así, ¿han recibido algún recordatorio de pago? ¿Tiene una factura de respaldo en la nube para sus propios registros?

Si no realiza un seguimiento digital de las facturas, la respuesta a todas las preguntas anteriores podría ser “Tal vez”, “No tengo idea” o incluso “No”.

7. Condiciones de pago poco claras

Una de las piezas de información más importantes para incluir en una factura, así como en el contrato, es el plazo de pago de la factura.

Tradicionalmente, las empresas utilizaban el término “neto” para indicar cuándo habría que pagar la factura. Neto 30 significa que el cliente tiene 30 días para pagar la factura.

Según Freshbooks, usar literalmente la palabra “días” en lugar de “neto” es una mejor manera de recibir el pago a tiempo. Use la frase “Por favor pague dentro de los 30 días de haber recibido esta factura”, e incluir la fecha de emisión de la factura le dará a los clientes un plazo claro para seguir.

8. No seguimiento a facturas sin pagar

A menos que tenga un sistema de pago recurrente con clientes, tendrá que confiar en que sus clientes paguen según sus condiciones de pago.

Si no lo hacen? Es posible que tenga que imponer un cargo por demora. O puede optar por darles un poco de margen para maniobrar. De cualquier manera, necesita un seguimiento.

Algunos propietarios de negocios se reservan a hacer un seguimiento a las facturas, sintiendo que su mensaje original debería ser suficiente para transmitir el mensaje.

9. Incluir cargos ocultos

¿Cobra una tarifa por hora y en realidad pasó algunas horas adicionales investigando o preparando un proyecto que no reportó a su cliente? ¿Necesitó contratar a un profesional independiente para que le ayude a completar su tarea que no creía que necesitaría? Si no lo aclaró primero con su cliente, en cualquier momento del proceso, no puede facturarlo.

Especialmente, no puede intentar deslizar un cargo inesperado en su factura sin que se note. Un cliente que lo ve tratando de facturarlos por un monto que no aceptaron no volverá a utilizar sus servicios. ¿Valió la pena arruinar una fructífera relación con esos cien dólares extra, o incluso miles?

10. Olvidando sus modales.

¡Se bueno! Esta es una transacción comercial, pero al final del día, todos los involucrados aquí son seres humanos (por ahora). Use palabras como por favor y gracias en su factura y en cualquier mensaje que tenga con sus clientes. El poder de una comunicación educada y respetuosa puede obligar a las empresas a pagar más rápido que lo que las misivas frías o, lo que es peor, grosero.

La facturación no es fácil para las pequeñas empresas nuevas, y la curva de aprendizaje puede ser un poco pronunciada. Aunque el proceso de pago a tiempo nunca es fácil, se hace más fácil cuando evita errores simples que de otra manera influyen en que los clientes lo olviden, lo ignoren o lo despidan. Ponte al día con tu juego de facturación y verás un flujo de caja más consistente de inmediato.

Eric Goldschein es un escritor del personal de Fundera, un mercado para soluciones financieras para pequeñas empresas, como préstamos comerciales. Cubre el espíritu empresarial, las tendencias de las pequeñas empresas, las finanzas y la comercialización.